Les Services Immobiliers Magna R. D. Inc.

Politique de confidentialité

Politiques et pratiques régissant la gestion des renseignements personnels.

Les Services Immobiliers Magna R.D. Inc. (ci-après « l’Agence » ou « Magna ») est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (ci-après, la « Loi »). Magna reconnait l’importance des renseignements personnels qu’elle obtient dans l’exercice de ses activités dans le domaine du courtage immobilier. Les présentes Politiques et pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels régissent le traitement et la protection des renseignements personnels.

Renseignement personnel

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Un écrit, une image, une vidéo et un enregistrement sonore peuvent contenir des renseignements personnels. Dans le cadre de ses activités professionnelles, Magna peut recueillir des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse domiciliaire, la date de naissance, les renseignements d’une pièce d’identité, le numéro d’assurance sociale, les renseignements sur les revenus, la situation matrimoniale d’une personne, etc.

Consentement

Magna peut collecter, utiliser et divulguer des renseignements personnels avec le consentement de la personne concernée. Pour être valide, ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. La personne qui consent à fournir ses renseignements personnels est présumée consentir à leur utilisation et à leur communication à des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Toute personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels. Dans ce cas, si la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat par l’Agence, celle-ci (celui-ci) pourrait ne pas être en mesure d’acquiescer à une demande de service.

Responsabilité

Magna est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient dans le cadre de l’exercice des activités du courtage immobilier. Dans ce but, l’Agence a adopté la politique de confidentialité ainsi que des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels et dont l’objectif est d’encadrer la cueillette, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.

Collecte des renseignements personnels

Magna ne collecte que des renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités dans le domaine du courtage immobilier. À titre d’exemple, il peut s’agir de renseignements collectés aux fins de la réalisation d’une transaction immobilière, aux fins de la tenue des dossiers, de la surveillance de la pratique professionnelle par l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (l’OACIQ) ou toute autre fin déterminée par l’Agence et portée à la connaissance de la personne dont on demande le consentement.

L’Agence invite les membres de son personnel à expliquer en termes simples et clairs à la personne concernée les raisons de la collecte de ses renseignements personnels et à s’assurer de leur compréhension. Aux fins de la collecte des renseignements personnels, l’Agence encourage les membres de son personnel à utiliser les formulaires standardisés élaborés par l’OACIQ.

L’Agence peut aussi recueillir les renseignements personnels verbalement lors de correspondances avec les personnes impliquées dans une transaction ou par le biais de divers documents soumis dans le cadre d’une réalisation d’une transaction immobilière (pièces d’identité, documents financiers, procurations, etc.).

L’Agence peut être tenue de communiquer les renseignements personnels à des tiers, par exemple, aux fournisseurs, aux cocontractants, aux sous-traitants, aux mandataires, aux assureurs (comme le Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec « FARCIQ »), aux professionnels, à d’autres régulateurs, ou à l’extérieur du Québec.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été accomplies, l’Agence doit les détruire, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la Loi. À cet égard, les obligations professionnelles de l’Agence l’obligent à conserver ses dossiers pendant au moins six (6) ans suivant leur fermeture définitive.

Mesures de Sécurité

Lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels, l’Agence applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels. Plus spécifiquement, voici les mesures applicables :

La collecte que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités dans le domaine du courtage immobilier. L’accès aux renseignements personnels aux seuls courtiers immobiliers et membres du personnel auxquels il est nécessaire d’y accéder dans le cadre de leur fonction. La destruction des informations personnelles suivant la fermeture définitive d’un dossier, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la Loi.

Incident de Confidentialité

Est un incident de confidentialité l’accès, l’utilisation, la communication d’un renseignement personnel non autorisé par la Loi ou la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel. L’Agence a mis en place un protocole de gestion d’un incident de confidentialité dans lequel sont identifiées les personnes qui assistent le Responsable de la protection des renseignements personnels et qui prévoit les actions concrètes qui doivent être posées en cas d’incident.

Rôles et responsabilités

L’Agence assure la confidentialité des renseignements par de bonnes pratiques de gestion de l’information. Plus particulièrement, l’Agence donne des directives, des formations et des instructions aux membres du personnel relatives à la collecte, à l’usage, au stockage, à la modification, à la consultation, à la communication et à la destruction permise des renseignements personnels.

Membres du personnel

Un membre du personnel de l’Agence peut prendre connaissance du renseignement personnel uniquement dans la mesure où cela est indispensable à l’exécution de ses fonctions ou de son mandat. Le membre du personnel s’assure de l’intégrité et de la confidentialité des renseignements personnels détenus par l’Agence, se conforme à toutes les politiques et directives de l’Agence sur l’accès, la collecte, l’utilisation, la communication, la destruction des renseignements personnels et sur la sécurité de l’information et respecte les consignes qui lui sont présentées. Signale immédiatement à son supérieur tout acte, dont il a connaissance, susceptible de constituer une violation réelle ou présumée des règles de sécurité relatives aux renseignements personnels.

Droit d’accès, de retrait et de rectification

Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant détenus par l’Agence. Une personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels. Ce retrait est alors consigné par écrit. Une personne peut demander de corriger, dans un dossier qui la concerne, des renseignements personnels qu’elle estime inexacts, incomplets ou équivoques.

L’Agence peut refuser une demande d’accès ou de rectification dans les cas prévus par la Loi.

Conformément à la Loi, l’Agence a nommé le Responsable de la protection des renseignements personnels (« RPRP »). Il s’assure notamment que les présentes politiques sont respectées et qu’elles sont conformes à la réglementation applicable. Le Responsable de la protection des renseignements personnels assume la gestion des incidents de confidentialité et, dans ce contexte, pose des gestes prévus par la Loi.

Plaintes

Une personne qui se considère lésée peut formuler une plainte relativement au traitement de ses renseignements personnels par l’Agence. Cette plainte sera traitée avec diligence dans un délai maximal de 30 jours par le Responsable de la protection des renseignements personnels et une réponse écrite vous sera adressée.

Pour faire une demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels ou pour soumettre une plainte relativement au traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec :

Joseph Di Lillo,
Vice-President
Les Services Immobiliers Magna R.D. Inc.
9840 boulevard du Golf,
Anjou, Quebec,
H1J 2Y7
514-353-6944
jdl@magnagroup.ca